HR-экономика
|
|
Источник: Финанс
Автор: Наталья Антощук
Дата: 01/06/2009 |
| |
Технологии. Крупные территориально распределенные компании могут сэкономить на централизации управления персоналом, а структуры поменьше – на автоматизации отдельных функций.
Автоматизация эффективна только для стандартных, повторяющихся действий. Какое именно направление работы HR-службы позволяет максимально сократить затраты, каждая компания решает самостоятельно.
Но есть трудоемкие процессы, которые не заводить в систему просто глупо. В первую очередь составление отчетности для внешних пользователей, например налоговой инспекции или фонда социального страхования. «Начинать комплексную автоматизацию HR необходимо с административных функций: кадрового и табельного учетов, расчета зарплаты, – говорит руководитель направления приложений для управления персоналом Oracle СНГ Алексей Картавый. – В этот момент создается новая модель данных организационных и управленческих структур в компании, штатного расписания, систем оплаты труда». Нет смысла говорить о дальнейшей работе и развитии системы, если она не обеспечивает непрерывность взаиморасчетов с персоналом и подготовку всей фискальной и статистической внешней отчетности.
От автоматизации налоговых расчетов достигается наиболее значительный денежный эффект. «Например, правильный расчет регресса по ЕСН сэкономит компании сотни тысяч рублей, особенно если до этого расчет зарплаты велся пофилиально, в разных системах с непрозрачной историей коррекции ошибок», – рассказывает Алексей Картавый.
Число имеет значение. После автоматизации необходимого минимума в HRM-систему добавляются исключительно внутренние функции, выстроенные в каждой компании индивидуально. Например, автоматизируется жизненный путь заявок. Пример: сотруднику надо пройти обучение за счет компании или получить сертификацию. Для этого он оформляет заявку в электронном виде, указав номер курса или экзамена, дату и предположительную стоимость. Документ попадает к руководителю, а после визирования, обучения и сдачи экзамена вся информация по заявке уходит в общий реестр. HR-департамент получает полный и актуальный справочник с указанием квалификации каждого сотрудника, названия сертификата и даты сдачи экзамена. «Используя возможности фильтрации, сортировки и группировки этого списка, можно быстро создавать необходимые отчеты о квалификации сотрудников, планировать обучение и формировать бюджеты», – рассказывает эксперт консалтингового подразделения компании Softline Елена Лебедева.
Дистрибьютор OCS после учета персонала автоматизировал функцию рекрутинга. «Если компания активно расширяется и сотрудников, специализирующихся на поиске, больше одного, то наем можно считать существенным направлением HR-деятельности. Обычно встает вопрос создания «умной» базы данных кандидатов, – поясняет HR-директор OCS Наталья Соболева. – Это экономит время рекрутера, позволяет не приглашать одного и того же кандидата на собеседование несколько раз и дает возможность не забывать о хороших, но по каким-то причинам не подошедших компании в прошлый раз кандидатах». Внедрение заняло один месяц.
Эффективность автоматизации пропорциональна численности штата. Руководство консалтинговой компании «Рифнет», в которой работало 40 человек, решило автоматизировать аттестацию персонала, контроль профессиональных навыков и повышения квалификации. Создали базу, которая позволяла вести учет основных навыков, опыта, сертификации, формировать отчеты и проводить анализ. Но в эксплуатацию она так и не была введена. Когда знаешь в лицо каждого сотрудника, быстрее и удобнее делать выводы, основываясь на личной оценке.
Нет злоупотреблениям. Для территориально распределенных компаний внедрение HRM означает централизацию управления персоналом. Проблемы возникают, когда руководству требуются аналитические и статданные по персоналу в рамках общей информации о состоянии бизнеса.
СУЭК объединяет угледобывающие предприятия и ряд электроэнергетических компаний. До автоматизации у каждого предприятия существовали свои системы расчета заработной платы. И сложно было судить, насколько данные достоверны. В 2005 году СУЭК приступила к внедрению SAP ERP. А в 2007‑м компания подошла к внедрению HR‑модуля. Без него СУЭК попросту не мог определить точную долю затрат на персонал в себестоимости продукции и закрывать отчетность на пятый день после окончания периода. В течение полугода (август 2007 года – январь 2008 года) пилотный вариант был внедрен на 12 предприятиях. Затем до января 2009 года решение дорабатывалось и тиражировалось еще на 40 предприятиях. В итоге СУЭК получил централизованную HR-систему для 40 тыс. сотрудников. А многочисленные отделы кадров заменила дочерняя компания, то есть функция перешла на внутренний аутсорсинг. Всего у системы 500 пользователей. «Введены единые нормативы для расчетов, информация прозрачна и для руководства, и для сотрудников. На составление отчетности уходит в три раза меньше времени», – рассказывает Татьяна Лунина, заместитель директора СУЭК по персоналу и администрации.
«Объединенная металлургическая компания» (ОМК) находится в начале этого пути. На шести заводах ОМК работает 27 тыс. человек. На одном предприятии функция кадрового учета автоматизирована в Oracle, на другом – в «1С», на третьем используется самописная система. Компании требовалось свести все данные по персоналу предприятий в единую базу, чтобы быстро получать унифицированную отчетность. ОМК выбрала SAP, ежегодные затраты на внедрение составляют около 2% годового бюджета расходов на персонал. Проект был начат в 2008 году. С учетом кризисной ситуации завершить внедрение планируется в 2012 году.
ЭКСПЕРТЫ ОБ АВТОМАТИЗАЦИИ HR
Алексей Картавый, руководитель направления приложений для управления персоналом Oracle СНГ:
– До автоматизации 60% времени тратится на делопроизводство и рутинные операции, 30% – на принятие решений и только 10% – на определение и контроль стратегии. Автоматизация смещает это соотношение: 20% времени уходит на делопроизводство, 60% – на принятие решений и 20% – на стратегию. Кроме того, можно почти полностью отказаться от внутреннего бумажного документооборота по работнику, снижается цикл и уменьшается число ошибок при расчете заработной платы.
Наталья Соболева, HR‑директор дистрибьютора OCS:
– У компании тысячи сотрудников, много однотипных должностей, квалификационные требования одинаковы. Тогда руководство начинает задумываться о типовых программах обучения, регулярных аттестациях, создании кадрового резерва. Этот огромный объем однотипных действий – идеальный объект для автоматизации. В нашем бизнесе другая ситуация: у нас нет тысяч, нет даже сотен одинаковых должностей. Очень разные требования к важным профессиональным качествам на самых разных участках. Мало что можно алгоритмизировать – процессы слишком многообразны.
Ксения Сухотина, генеральный директор «РБС – человеческие ресурсы»:
– Автоматизированные HRM‑системы влияют на повышение производительности труда. Но только при правильно организованном проекте. Мы столкнулись с внедрением SAP HR в крупнейшей организации с большой филиальной сетью, где сотрудники отделов кадров, работавшие на предприятии по 10–20 лет, оказали колоссальное сопротивление и просто саботировали использование SAP. Автоматизации должна предшествовать тщательная подготовка персонала. Иначе инициатива обернется проблемой.
Елена Лебедева, эксперт консалтингового подразделения компании Softline:
– Универсальный и недорогой инструмент – корпоративный информационный портал. Он особенно важен для территориально разнесенных офисов и процессов. Портал позволяет в доступной форме демонстрировать каждому сотруднику структуру и направления бизнеса компании, основные сервисы, организовать доступ к общим документам, регламентирующим трудовую деятельность и принятые корпоративные нормы.
