Как наладить?

Итак, ваша организация приняла решение о перечислении заработной платы на банковские карточки сотрудников. Чтобы правильно все организовать, необходимо четко представлять себе схему работы зарплатного проекта. В отличие от традиционной формы выплаты зарплаты через кассу предприятия при перечислении заработной платы на карточки участвуют три стороны: организация, сотрудники и банк. С чего же лучше начать претворение в жизнь проекта по перечислению зарплаты на карточки?

В первую очередь, как мы уже сказали, нужно заручиться согласием работников на такую форму выплаты заработной платы (см. материал “Форму оплаты нужно закрепить в договоре»). Ведь без согласия работников на перечисление зарплаты на банковские карточки вообще не имеет смысл начинать оформление договорных отношений по зарплатному проекту между банком и организацией.

После того как согласие работников на выплату заработной платы через банковские карты получено, можно приступить к непосредственному оформлению договорных отношений с банком.

Получить карточки сотрудники могут двумя способами. В первом случае сотрудники организации сами заключают с банком договоры и предоставляют сведения об открытых им карточных счетах своей организации. Организация в этом случае заключает с банком договор только на осуществление операций по перечислению заработной платы на пластиковые карты.

Но этот вариант не всегда устраивает работников, так как им приходится нести определенные расходы, связанные с получением карточек. Тогда организация может взять на себя оформление всех необходимых документов и расходы по изготовлению карт. Сотруднику нужно будет заполнить заявление на открытие карточного счета и предоставление банковской карточки.

Обратите внимание на то, что организация в любом случае заключает договор с банком, по которому тот будет осуществлять операции по перечислению заработной платы на карточки работников. В нем оговариваются условия по обслуживанию карточных счетов сотрудников и размеры вознаграждения банка.

Что касается расходов на выплату этого вознаграждения, то статья, по которой они будут списываться в налоговом учете, зависит от того, закреплена в трудовом или коллективном договоре обязанность организации оплачивать эти расходы или нет. Если закреплена, то сумма вознаграждения будет учитываться как расходы на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Если нет, то такие расходы будут учитываться как внереализационные (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Далее банк открывает каждому сотруднику специальный карточный счет, на который в дальнейшем будет зачисляться заработная плата. Банк также должен изготовить для каждого сотрудника банковскую карту. В большинстве случаев банковские карты выдаются на определенный срок, обычно он равен году. Но при соблюдении условий договора этот срок может быть продлен.

Во многих банках процедура изготовления карточек платная. Если связанные с этим расходы берет на себя организация, то для целей налогообложения прибыли эти затраты она также может учесть, так как они экономически обоснованны и по ним есть подтверждающие документы. Их также учитывают в расходах на оплату труда, если по коллективному или трудовому договору их берет на себя работодатель, в обратной ситуации — во внереализационных расходах.

При выдаче пластиковых карточек сотрудникам возникает вопрос: не будет ли передача карточек рассматриваться как доход работника, полученный в натуральной форме? Банковская карточка остается собственностью банка, о чем обычно делается запись на самой карточке. Этот факт может смутить бухгалтера и привести к неудержанию налога на доходы физических лиц. Однако налог удержать с работника все же нужно! Дело в том, что подпункт 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ устанавливает, что к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата организацией за него услуг. А оплата банку стоимости изготовления карты за работника и есть не что иное, как оплата за работника услуги банка. Поэтому со стоимости этой услуги нужно рассчитать налог на доходы физических лиц и удержать его из ближайшей выплаты работнику денежных средств.

Налог нужно будет удержать и в том случае, когда организация за свой счет восстанавливает утерянную работником карточку. Однако расходы по повторному изготовлению карты организация не сможет учесть для налогообложения прибыли, поскольку, согласитесь, назвать их экономически оправданными несколько сложно.